Bevriezen leerlingentelling
Voordat u kunt beginnen met het accountantsproces, is het nodig dat u eerst uw leerlingentelling 'bevriest'. Het gaat hier om de situatie op 1 oktober, de teldatum die DUO gebruikt voor de bekostiging. Dit ‘bevriezen’ regelt u door een zogenaamde mutatiestop aan te vragen. De mutatiestop kunt u aanvragen tussen 15 november en 1 juni, door per e-mail een verzoek te sturen naar de helpdesk IPO (ipo@duo.nl). In het geval u geen (flexibele) mutatiestop aanvraagt, zal DUO op 1 juni een (eenzijdige) mutatiestop voor uw school instellen.
Een mutatiestop kunt u aanvragen zodra uw inschrijvingsgegevens op orde zijn. Hoe eerder u dit doet, hoe meer tijd u hebt om de volgende stappen te zetten in het accountantsproces.
Zodra de mutatiestop is ingesteld, ontvangen u en het schoolbestuur een bevestigingsbrief. Ook ontvangt u een foto: een actueel overzicht van de registratie op teldatum 1 oktober. Deze wordt voor u op de beveiligde site geplaatst. Met deze foto wordt ook een signaallijst meegestuurd. Een signaal kan betekenen dat er volgens BRON iets niet klopt in de registratie van de betreffende leerling(en). Het is van belang dat u iets met de signalen doet, want niet reageren op een signaal kan van invloed zijn op uw bekostiging. Als er geen signalen zijn, dan krijgt u de melding ‘geen signalen geconstateerd’.
Zodra de mutatiestop voor uw school is ingesteld, kunt u de accountant van uw school uitnodigen om uw gegevens te controleren. Scholen die wachten tot DUO de mutatiestop instelt, hebben dan nog maar één maand de tijd om de volgende stappen te doorlopen.